Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нужна ли ИП электронная касса на «упрощенке» в 2021 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В соответствии с ФЗ всем индивидуальным предпринимателям, как субъектам, которые относятся к малому бизнесу, установили обязанность использовать ФН. Кроме того, у него должен быть «удлиненный» срок действия ключа — не менее 3 лет при стандартном размере в 13 месяцев.
Как и какую кассу выбрать для ИП на УСН
При выборе онлайн-кассы любому предпринимателю на упрощенной системе налогообложения понадобится учесть ряд факторов:
- Мощность кассы — показатели производительности кассовой техники. Это процессор, оперативная память, размер физического накопителя, скорость печати. Чем выше проходимость и клиентопоток, тем мощнее онлайн-касса нужна.
- Подключение к интернету — онлайн-кассы поддерживают разный набор каналов связи. Интернет можно подключить по Wi-Fi или проводным способом, через SIM-карту. Перед выбором модели лучше заранее определиться с типом подключения, который вы будете использовать.
- Формат печати — можно использовать узкий экономичный формат чека, а можно широкий (80 мм.). Широкий формат чека применим для печати маркетинговой информации, большого количества товаров или услуг в чеке. Обычно широкая кассовая лента используется в супермаркетах и гипермаркетах.
- Программное обеспечение — важное значение имеет кассовая программа, возможность установки дополнительных программных продуктов и интеграции с товароучетными и управляющими системами.
- Интерфейсы — набор интерфейсов и их количество напрямую влияет на набор подключаемого оборудования. Так можно подключить весы, сканер штрих-кодов, денежный ящик, дисплей покупателя, даже съемный моноблок.
- Работа с ГИС — если планируется работа с государственными системами, такими как ЕГАИС или Честный Знак, нужна касса, поддерживающая взаимодействие с ними.
- Скрытые платежи и подводные камни — многие производители кассового оборудования взимают плату за программное обеспечение по форме подписки, обновления также являются платными. Некоторые производители берут комиссию с чеков или плату за дополнительные приложения для каждого действия. При покупке онлайн-кассы для УСН ИП должен учитывать все эти моменты.
Таблица отсрочки по онлайн-кассам
|
Каким ИП можно не торопиться с обновлениями (без наемного персонала) |
До какого срока действует |
|
Реализующим товары собственного производства |
До 1 июля 2021 года |
|
Выполняющим услуги |
|
|
Предлагающим работы |
Кому не нужен ККТ для ИП
Предприниматели, получающие оплату за свои товары и услуги от юридических лиц безналичным переводом на счёт, освобождены от применения кассовой техники.
Также онлайн-касса не понадобится тем, кто перешёл на режим «Налог на профессиональный доход» — другими словами, зарегистрировался как самозанятый.
От применения кассового аппарата для ИП освобождены некоторые сферы предпринимательской деятельности:
- продажа бумажных газет и журналов в киосках;
- питание в образовательных учреждениях;
- реализация мороженого или разливных напитков в киосках;
- продажа билетов и абонементов в государственные театры (с рук или лотка);
- торговля без оборудованного прилавка на рынках или в общественных местах;
- услуги, которые оказываются внутри государственных библиотек;
- бытовые услуги: ремонт обуви, изготовление ключей, сдача собственности в аренду, работа носильщика, услуги няни и сиделки;
- продажа бахил в розницу и др.
Часть предпринимателей вправе подтверждать расчёты с покупателями документом с реквизитами и данными о продаже, заменяющим кассовый чек:
- некоторые ИП на патенте (перечислены во 2 статье 54-ФЗ);
- предприниматели, которые ведут деятельность в регионе из перечня отдалённых или труднодоступных местностей.
Перерегистрация кассы
Иногда пользователю онлайн-кассы необходимо заново пройти процедуру регистрации.
Существует несколько причин для этого:
- Изменение данных в карточке регистрации ККТ (адрес установки, данные о собственнике и т.д.). В этом случае нужно поменять настройки кассы и перерегистрировать её в ФНС. Замена накопителя не нужна. Максимальное количество перерегистраций с одним ФН — 12 раз, если вы превысили этот лимит, придётся покупать новый накопитель.
- Изменение данных, которые не были указаны в карточке. Эту процедуру можно сделать самостоятельно. Для этого достаточно обновить настройки кассы и сформировать отчёт о перерегистрации.
- Замена фискального накопителя. Если у ФН истёк срок эксплуатации, закончилась память или произошла поломка, придётся приобрести новый и заново пройти регистрацию в ФНС.
Кому нужно применять ККТ
Купить онлайн-кассу для ИП на УСН требуется всем предпринимателям, которые проводят расчеты за реализуемую продукцию, услуги либо работы наличным и безналичным способом. При этом второй вариант включает расчет посредством электронных средств платежа и прочие разновидности безнала, куда входят платежные поручения, квитанции и пр. Описанные ситуации не всегда предполагают применение ККТ. В случае с безналичным способом оплаты техника с доступом в сеть не понадобится, если плательщиком является компания либо ИП. Освобождение получили и ТСЖ, потребительские кооперативы, учреждения спорта и образования, досуговые центры, огороднические и садовые товарищества.
Упрощенная система налогообложения при этом не предоставляет значительных поблажек в кассовых вопросах. Индивидуальным предпринимателям и организациям, выбравшим УСН, также надлежит проводить оформление расчетов посредством чеков. Это касается не только осуществления расчетов за продажу ТРУ. Сюда также входят получение аванса либо предоплаты, возврат этих сумм либо зачет в счет совершаемой покупки, выдача или погашение ссуды для оплаты продукции, услуг либо работ, выплата средств потребителю, если последний вернул товар.
Организации, которые должны применять кассу при УСН «Доходы»
Согласно закону 54-ФЗ практически все представители малого и среднего бизнеса, работающие по УСН, должны осуществить переход на использование ККТ с возможностью передачи онлайн данных в ФНС. В том числе компании, которые ранее обходились выдачей БСО, товарных чеков или квитанций.
Особенности применения кассы при УСН «Доходы» для разных систем расчетов
При непосредственной оплате покупателем товара в месте приобретения или в магазине, когда оплата товаров и услуг происходит наличными средствами или банковской картой, все просто и понятно. Но с развитием онлайн-бизнеса появились возможности удаленной торговли и предоставления услуг. Каким образом применять ККТ, если система расчетов не подразумевает приема наличных?
ИП на УСН с использованием онлайн касс
Использование ИП онлайн касс в 2022 году обязательно и для предпринимателей, имеющих отсрочку в связи с применением специальных режимов, включая УСН. Начиная с 1 июля 2022 года отсрочка закончена и для ИП, не имеющих в штате наемных сотрудников. Условия использования ККТ:
- ИП на УСН должен применять в работе оборудование, соответствующее реестру и зарегистрированное в ИФНС.
- Техника должна иметь заводской номер и фискальный накопитель.
- Оборудование позволяет передавать данные ОФД, печатать двухмерный код на чеке.
- Техника должна иметь таймер, функции формирования текущей отчетности, поиска документа и другие важные настройки.
Фискальные данные позволяют получить информацию о кассовых чеках, включая документы с внесением коррекций, об отчетности, данных об открытии и закрытии смены и других формах.
ИП, ведущим деятельность в труднодоступных районах, разрешено не применять ККТ нового образца. В условиях нестабильной работы Интернет или при его отсутствии функционирование онлайн касс невозможно. По требованию покупателей ИП обязаны выписать документ, содержащей обязательные реквизиты. Перечень отдаленных регионов определяется региональными актами.
Преимущества использования кассового аппарата
Хоть ИП работать без кассового аппарата нередко может, его установка все равно рекомендуется для получения ряда приятных преимуществ. Нужна ли ККМ для ИП при УСН в розничной торговле – сказать сразу не получится, но работать точно станет удобней.
Любое крупное предприятие, серьезно нацеленное на долговременное развитие, нуждается в кассе, однако, перед покупкой аппарата надо разобраться в целесообразности этого поступка.
Почему выгодно установить ККТ для ИП на УСН:
- Легкость ведения отчетности, анализа проделанной работы. С помощью машины руководитель может с легкостью проверять уровень продаж и анализировать количество денежных поступлений за все время использования кассы, либо за определенный день;
- Минимизация рисков совершения ошибок со стороны сотрудников;
- Скорость обслуживания клиентов при применении контрольной техники значительно возрастает. Продавцу больше не приходится оформлять каждую квитанцию об оплате руками;
- Предприниматель заметит ускорение развития дела сразу после приобретения контрольно-кассовой техники. Моментально повысится качество оказываемых населению услуг, возрастет прибыль;
- Низкие затраты на обслуживание. За срок в один год мастера можно вызвать один раз. В месяц на проверку одного прибора будет уходить лишь полсотни рублей.
Аргументы за и против
Понятно, что для перехода на новую систему расчетов потребуется время, организационные усилия, обучение персонала. Плюс ряд материальных затрат: на покупку новых касс, а также на посреднические услуги
Но есть у порядка ведения
- Выручку можно контролировать через интернет;
- Время продажи алкоголя также будет подконтрольно;
- Ошибки при расчетах проще отслеживать;
- Не будет необходимости в ведении кассового журнала;
- Потребители смогут удобно контролировать свои покупки, расходы;
- При утрате бумажного чека всегда можно найти его цифровой вариант, что решит проблему доказательности многих конфликтов;
- В расчетах теперь можно будет использовать удобную современную технику: смартфоны и планшеты;
- Затраты на ежегодную перерегистрацию и обслуживание касс снизятся.
Ориентировочная цена онлайн-кассы в 2022 году
Цена
Цена новой кассы будет зависеть от специфики конкретной модели.
О требованиях к новым кассам подробно можно узнать в
Если вы будете регистрировать кассовый аппарат самостоятельно, то денежных затрат не потребуется. В случае обращения за помощью в стороннюю организацию для получения услуги по регистрации кассового аппарата, придется заплатить в размере от 1000 до 1500 рублей. ИП, который никогда ранее не применял онлайн-кассу, потребуется пройти обучение, которое стоит от 1000 до 1500 рублей.
Еще одной из затрат при использовании кассового аппарата являются затраты на его программное обновление (новая прошивка). При заключении Договора на техническое обслуживание кассового аппарата, стоимостью около 3000 рублей в год, работа по обновлению обойдется бесплатно. Но зато покупка самого обновления будет стоить от 1500 до 2000 рублей.
«Бескассовых» видов деятельности в п. 2 ст. 2 54-ФЗ стало больше
По новому закону должен откорректироваться также перечень видов деятельности (в значительной степени общий как для ИП, так и для юрлиц), при осуществлении которых контрольно-кассовую технику применять необязательно. Данный перечень стационарно закреплен в пункте 2 статьи 2 Закона № 54-ФЗ. Там — после принятия закона 129-ФЗ от 06.06.2019, появились нормы о том, что онлайн-кассы можно не применять (также без обязательной выдачи документа, альтернативного кассовому чека, но при желательности его выдачи — в виде товарного чека или БСО):
- ИП, при сдаче в аренду жилых помещений (добавлено «а также жилых помещений совместно с машино-местами, расположенными в многоквартирных домах»), если соответствующие помещения и машино-места принадлежат ИП на праве собственности;
- ИП (и юрлицам) при розничной продаже бахил.
При этом, ИП и юрлица сохранят возможность неиспользования ККТ при продаже бахил, даже если используют при такой продаже вендинговые аппараты.
Работа с кассой: авансы, перебои с электричеством, чеки коррекции
ИП на УСН оказывает репетиторские услуги. Часто клиенты платят аванс, а в конце месяца я подвожу итог-реализацию для каждого клиента. Интересует, как зачитывать аванс в момент реализации услуги. Дополнительные чеки делать нужно?
- Аванс оформляется двумя чеками. Первый чек с признаком платежа «Аванс» выдавайте, когда клиент вносит авансовый платеж. Второй чек выдавайте после окончательной оплаты всей суммы. В чеке с итоговым расчетом нужно учесть сумму ранее внесенного аванса. Как это происходит в Контур.Маркете. Обратите внимание, ст. 4 Закона № 192-ФЗ разрешено до 1 июля 2021 года не применять ККТ при возврате или зачете аванса.
Страдаем от частых перебоев со светом, отключается и касса, и терминал безналичной оплаты, и интернет. Как в такой ситуации закрывать смену? Может ли она закрыться автоматически?
- Закрывайте смену вручную, как только появится электричество. Вам помогут устройства, которые позволяют технике работать до нескольких часов даже при выключенном электричестве — это источники бесперебойного питания (ИБП, или UPS). Отсутствие интернета в данном случае не проблема — касса накапливает данные о продажах и передает их автоматически в адрес ОФД, как только связь с интернетом восстанавливается.
В каких случаях формируется чек коррекции? Что будет, если не его использовать?
- ФНС разъяснила, что чек коррекции нужно формировать только в случае неприменения онлайн-кассы (Письмо ФНС от 06.08.2018 № ЕД-4-20/15240), это может освободить от штрафа. Подробности смотрите в статье.
Фирмы на УСН и НДС, получаем на расчетный счет поступления от физлиц за услуги технического обслуживания и аренду нежилых помещений. Физлица платят через онлайн-банк. Нужно ли пробивать чеки? Если нужно, то возможно ли это делать не в день оплаты?
- В Законе № 54-ФЗ есть пункт, который регламентирует время формирования чека: «кассовый чек (бланк строгой отчетности) должен быть сформирован не позднее рабочего дня, следующего за днем осуществления расчета» (п.5.3. ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ). Таким образом, сформировать чек вы можете в следующий рабочий день после оплаты. Что касается выдачи чека покупателю: если есть его контакты, отправьте электронный чек в момент его формирования, а если контактов нет, выдайте бумажный чек при первом контакте с клиентом. Для этого подходит широкий спектр касс. На выбор кассы влияет ваш ассортимент (количество позиций в номенклатуре) и интенсивность продаж (количество чеков в день).
Обязательно ли при курьерской доставке отдавать кассовый чек или будет достаточно передача электронного чека?
- ККТ применяется в момент расчета. Если оплату принимает курьер, то чек должен сформировать он. Это может быть либо бумажный чек, либо электронный, но покупатель должен попросить предоставить ему такой чек до расчета. Если же покупатель оплатил товар на сайте, то чек должен быть сформирован в течение суток после оплаты и отправлен в электронном виде.
1) Возможно ли технически послать чек на электронную почту покупателю, спустя несколько дней после покупки?
2) УК (ООО на УСН), как пробить чек по коммунальным расходам, если акты выполненных работ и счет выставляются на полмесяца позже расчетного месяца?
- По закону чек должен быть сформирован не позднее рабочего дня, следующего за днем расчета, но не позднее момента передачи товара.
Можно ли пробить одним чеком несколько платежей от физических лиц, пришедших на р/с юрлица за один день?
- Нет, для каждого физлица должен быть свой чек.
На счет организации поступила оплата за аренду офиса от физлица за юрлицо, которое снимает офис. Должна ли наша организация, получив оплату, выдать кассовый чек физлицу? Считается это электронным платежом? Касса применяется?
- Если по выписке вы понимаете, что оплату внесло физлицо, то чек сформировать нужно, если понимаете, что это ЮЛ, то чек не нужен.
Юрлицо на УСН оказывает юридические услуги, есть редкие продажи физлицам. С какого момента переходить на онлайн-кассу и надо ли при нулевых продажах открывать и закрывать смену ежедневно?
- Сфера услуг переходит на онлайн-кассы с 1 июля 2021 года. Открывать смену на кассе не нужно ежедневно, делайте это в день расчета через кассу.
Организация подключилась к онлайн-кассе, но интеграция не была настроена, в результате чеки не формировались и не отправлялись ОФД. Обнаружилось это через два месяца. Что делать в такой ситуации?
- Если чек даже не был сформирован, ситуация выглядит как неприменение ККТ. В таких случаях формируется чек коррекции, как его создать, смотрите в статье.
Есть ли готовые программы, которые передают данные на ККТ по нужным секциям: аванс, зачет аванса, выдача займа, возврат займа, получение займа, приход/возврат электронных средств платежа, приход/возврат безналичными?
Как выбрать онлайн-кассу для ИП на УСН
ИП на УСН предполагает небольшой поток покупателей, соответственно предпочтительнее кассы ценовой категории от низкой до средней.
Следует обратить внимание и на наличие в кассе эквайринг-терминала, если в магазине предполагается расчет пластиковыми картами, и поддержку ЕГАИС, если вы ведете торговлю подакцизным товаром.
Онлайн-касса для ИП на УСН, должна подходить к формату и размерам вашего бизнеса.
К важным качествам можно отнести:
- Отсутствие привязки в определенному месту, т.е. мобильность кассы. Если планируется использование кассы, например, для разъездной торговли, лучше выбирать кассу, работающую на батарейках.
- Пропускная способность кассы, т.е. скорость печати чеков. Чем больше поток покупателей, тем выше должна быть скорость печати. К скорости обслуживания кассы относится и наличие автореза (устройство, которое обрезает чек после печати). Если поток не большой, можно обойтись и более простой кассой.
- Возможность подключения к Интернету, т.е. с помощью кабеля, Wi-Fi или модема. Необходимо понимать — для какого вида торговли будет использоваться касса. Если адрес точки продаж является постоянным, предпринимателю подойдет как проводное подключение, так и Wi-Fi. Если же планируется разъездная торговля, здесь без модема не обойтись.
- Объем памяти онлайн-ККТ. Выбирая кассу, необходимо проанализировать — насколько велика номенклатура вашего магазина и не планируется ли увеличение товаров в будущем. Если номенклатура не так велика, можно обойтись ККТ с небольшим объемом памяти.
- Удобство использования, т.е. тип онлайн-кассы — сенсорный или кнопочный. Для кого-то кнопочный вариант привычнее, но сенсор значительно упрощает и ускоряет работу кассира. Сотрудник одновременно работает с сенсорными кнопками и с дисплеем, нет необходимости переключать внимание с клавиш на экран и запоминать бесчисленное количество комбинаций.
- Наличие УТМ-модуля для корректной работы с ЕГАИС. Данный модуль потребуется, если в вашем магазине осуществляется продажа алкоголя. Есть два варианта касс: со встроенным УТМ-модулем и без модуля, но с возможностью подключения к нему.
- Наличие сканера (двухмерного) для корректного считывания информации с этикеток.
- Наличие в кассе необходимого количества разъемов для подключения дополнительного оборудования (сканер, принтер для печати этикеток, весы и т.д.).
Штрафы за неприменение онлайн-кассы для ООО
Отсутствие онлайн-кассы на предприятии – серьезное правонарушение, которое сопровождается наложением санкций. Штраф за неприменение онлайн-кассы для ООО устанавливается в пределах 75−100 % от суммы расчета, но не менее 30 000 рублей. Размер взыскания не зависит от формы собственности и системы налогообложения. Если произойдет повторное нарушение, последует приостановка деятельности организации сроком до 90 дней (при совокупном объеме от 1000 000 рублей).
Наказание распространяется не только на руководителей, но и на конкретных лиц, работающих на предприятии. Сотрудников штрафуют на 25−50 % от суммы расчета. В некоторых случаях применяют меры по дисквалификации сотрудников сроком от 1 до 2 лет.
Как и в случае с ИП, организация может избежать наказания, если отправит в налоговую службу чек коррекции и укажет причину нарушения, например: отсутствие интернета, перебои с электричеством и т.д.